Cómo funciona · e-CF
Emitir es el principio. El resto se sabe emitiendo.
Los esquemas de la DGII dicen cómo se escribe un comprobante. No dicen qué pasa después: que la respuesta llega en diferido, que hay que ir a preguntarla, que un rechazo puede inutilizar el número. Esta página cuenta el viaje entero, con lo que se aprende habiéndolo recorrido.
VálidoProveedor de servicios certificado por la DGII
El recorrido
Siete etapas, y en tres de ellas es donde se pierde la gente
Cada una dice qué ocurre, qué produce y dónde está la trampa. Las trampas no son opinión: son las que cuestan un número de secuencia o una declaración que no cuadra.
- 01Emitido
La factura se arma con su e-NCF
El número sale de una secuencia que la DGII autorizó para tu RNC y para ese tipo de comprobante. Un e-NCF tiene una letra, dos dígitos de tipo y diez de secuencia: E31 más diez dígitos, no ocho como el NCF de papel.
DejaEl e-NCF, por ejemplo E310000000001
OjoLa secuencia se agota y vence. Al 80 % conviene pedir la siguiente: quedarse sin números un día 30 es no poder facturar.
- 02Emitido
Se comprueba lo que este documento concreto exige
Un e-CF de crédito fiscal tiene 41 campos obligatorios y 72 condicionales. Los obligatorios saltan enseguida. Los condicionales dependen de lo que lleve la factura: si es a crédito hace falta la fecha límite de pago, si va en otra moneda hace falta la tasa, si hay retenciones hacen falta sus importes.
OjoAhí es donde se pierden las facturas. Para el esquema de la DGII una factura a crédito sin fecha de pago es válida, así que sale aceptada sin decir cuándo se cobra y el problema aparece en el 607.
- 03Enviado a la DGII
Se firma con el certificado digital
El XML se firma con el certificado de la empresa, que es un archivo con contraseña y fecha de caducidad. La firma va dentro del propio documento y estampa el instante exacto, con hora y todo.
OjoLa firma no es un trámite: sin ella el documento no valida contra el esquema y se rechaza antes de que nadie lo lea. Y un certificado vencido para la emisión entera de la empresa, no una factura.
- 04Enviado a la DGII
Se manda al servicio de la DGII
El envío va autenticado: primero se pide una semilla, se firma, y con eso se obtiene un token que dura un rato. Después viaja el comprobante. Cada empresa publica ante la DGII tres direcciones —recepción, aprobación comercial y autenticación— que son por donde le llegarán a ella los comprobantes de sus proveedores.
OjoUn error de una letra en esas tres direcciones no da ningún aviso: los comprobantes de tus proveedores llegan a ninguna parte y te enteras cuando uno reclama.
- 05RecibidoTrackID
La DGII devuelve un TrackID
Un identificador para ese envío. Es lo único con lo que se le puede preguntar después por el comprobante, así que se guarda pegado a la factura.
DejaEl TrackID del envío
OjoTener TrackID no es estar aceptado. Significa que llegó. El veredicto viene después y hay que ir a buscarlo.
- 06VálidoDGII
Se pregunta por él hasta que la DGII responde
Con el TrackID se consulta el estatus. La DGII contesta en diferido y a veces tarda, así que se pregunta con espera creciente: al minuto, a los dos, a los cuatro, hasta una hora entre consultas. Preguntar cada minuto durante horas no acelera nada y es ruido para los dos lados.
DejaAceptado, aceptado con observaciones, rechazado, o todavía en proceso
OjoAceptado con observaciones es un estado propio, no un matiz de aceptado. El documento vale y la venta cuenta, pero hay algo que corregir y quien factura tiene que verlo.
- 07EntregadoARECF
Se le entrega al cliente, y él acusa
Que la DGII lo acepte no termina el trabajo. Se consulta el directorio de la DGII para saber si tu cliente publica servicio de recepción; si lo publica, el comprobante se le entrega ahí y él devuelve su acuse de recibo, el ARECF. Si no lo publica, se le manda por correo.
OjoEl acuse de recibo lo manda tu cliente, no la DGII. Y un acuse puede ser un rechazo de recepción: llegó respuesta, pero dice que no lo recibió. Son dos preguntas distintas y se guardan por separado.
Dónde está mi factura
Los ocho estados, y por qué no son tres
Casi todo sistema resume esto en enviado, aceptado y rechazado. Con eso no se puede contestar la primera pregunta cuando algo se atasca: ¿esto no ha salido, o salió y la DGII no contesta? De la respuesta depende si hay que reenviar o esperar, que son acciones opuestas.
Sin enviar
Es un comprobante de papel, de los que empiezan por B. No va a la DGII.
not_sent
En cola
Está listo para salir y todavía no ha salido. Este sí se puede reenviar tal cual.
queued
Entregado
Salió y la DGII todavía no ha dicho nada. Aquí se espera, no se reenvía.
delivered
En proceso
La DGII acusó recibo y lo está validando.
in_process
Pendiente
Se consultó y la DGII contestó que aún no tiene veredicto.
pending
Aceptado
Válido. Se acabó el viaje.
accepted
Aceptado con observaciones
Válido, la venta cuenta, y hay algo que corregir para la próxima.
accepted_conditional
Rechazado
No válido. Hay que corregir lo que la DGII señala y volver a emitir.
rejected
Qué documento es cada cosa
Los diez tipos de e-CF
En un negocio normal se usan tres. Los otros siete existen y hay que tenerlos: el día que haces una exportación o te auto-emites una compra, el tipo tiene que estar y su secuencia también.
| Código | Nombre | Cuándo se usa | RNC |
|---|---|---|---|
| E31 | Crédito Fiscal | Venta a una empresa que va a usar el ITBIS como adelanto. | Obligatorio |
| E32 | Consumidor Final | Venta a una persona. Es el que más se emite. | — |
| E33 | Nota de Débito | Se le cobra de más a una factura ya emitida. | — |
| E34 | Nota de Crédito | Se devuelve o se rebaja algo de una factura ya emitida. | — |
| E41 | Compras | Te lo auto-emites al comprarle a alguien que no puede facturarte. | Obligatorio |
| E43 | Gastos Menores | Gastos pequeños sin comprobante del proveedor. | — |
| E44 | Régimen Especial | Ventas a quien tiene un régimen fiscal particular. | — |
| E45 | Gubernamental | Ventas al Estado. | — |
| E46 | Exportación | Ventas fuera del país. | — |
| E47 | Pagos al Exterior | Pagos a proveedores de fuera. | — |
Y una excepción que se nota a diario: las facturas de consumo por debajo de 250,000 pesos van por el servicio de consumo electrónico, que resuelve en el acto y no devuelve TrackID. Es la que más se emite en un mostrador, y por eso es la que tiene que ser rápida.
Quedan preguntas. Están todas juntas
Veintinueve, agrupadas por momento y cada una con su propio enlace, para que puedas mandarle una sola a quien te la hizo.